Mungkin banyak di antara teman-teman yang pernah mencoba mengajukan lamaran beasiswa tapi saat ini belum berhasil. Teruslah mencoba, kadang keberhasilan tak bisa diraih dalam sekejap. Di bawah ini, saya postingkan sebuah tips Langkah-langkah Memenangkan Beasiswa ke Amerika yang dibuat oleh kawan Franklin. Semoga bermanfaat.

Untuk dapat beasiswa ke Physics grad school di USA (juga Singapore), di bawah ini sudah Franklin rangkum langkah-langkahnya secara ringkas sampai pengurusan visa F-1.

Franklin percaya satu tahun persiapan cukup untuk dapat beasiswa ke USA. Beasiswa yang bisa kita beroleh biasanya berupa Teaching Assistantship / TA (jadi asisten dosen dan dibayar), Research Assistantship / RA (jadi asisten laboratorium- riset dan dibayar), atau fellowship (beasiswa tanpa ikatan, biasanya karena prestasi tertentu).

Misalkan kawan-kawan ingin kuliah pada tahun 2010, inilah yang akan saya anjurkan dari sekarang.

1) Tahun ajaran di Amerika biasanya dimulai pada Fall term sekitar bulan September (semester ganjil kalau di Indonesia) atau Spring term sekitar bulan Maret (semester genap kalau di Indonesia). Summer dan Winter term biasanya digunakan untuk menulis tesis dan riset. Saya anjurkan melamar untuk Fall 2010, karena beasiswa lebih berlimpah pada term tersebut.
2) Buka website kampus yang ingin dilamar, cari professor yang riset atau publikasinya sesuai dengan minat anda. Coba kontak baik-baik dengan sopan lewat e-mail, apakah bisa jadi mahasiswa PhD di bawah bimbingan beliau juga kemungkinan mendapat beasiswa di kampus tersebut.

Jangan kirim apa pun saat ini, lihat dulu beliau tertarik atau tidak. Jika beliau berkenan, silakan kirim CV atau abstrak skripi atau publikasi riset yang relevan dengan bidang beliau. Harap diingat bahwa profesor sangat sibuk, jadi mungkin butuh waktu berhari-hari sampai beliau membalas e-mail anda. Jika sampai 1 minggu tidak ada jawaban dari professor, silakan kirim lagi e-mail untuk mengingatkan beliau. Jika tidak ada jawaban juga, jangan berkecil hati dan coba kontak professor lain.

3) Kalau kelihatannya sama profesor dan kampus ini sudah ‘cocok’, persiapkan diri untuk mengambil internet-based TOEFL, GRE General, dan GRE Physics untuk dikirim ke kampus tersebut. Silakan melamar tes-tes tersebut di website ‘Educational Testing Service’. Pembayaran tes sebaiknya menggunakan kartu kredit. Kalau tidak punya, boleh minta tolong teman, keluarga, atau kantor.

Sebelum mengambil TOEFL dan GRE, sebaiknya paspor anda juga sudah diurus dan masih valid. Paspor biasanya menjadi tanda pengenal yang diakui ketika anda datang ke tempat ujian TOEFL dan GRE.

Usahakan mendapat nilai setinggi-tingginya pada tes tersebut agar peluang diterima di kampus dengan beasiswa semakin besar (iBT-TOEFL >100, GRE General Q: >700, GRE Physics: >700 biasanya sudah dianggap cukup baik). Harap diingat bahwa hasil tes hanya valid selama 2 tahun.

4) Aplikasi lamaran biasanya via-online lewat website kampus. Kalau masih rada gaptek, boleh minta tolong dibantu sama teman atau keluarga yang mengerti internet. Lamaran bisa juga didownload untuk diprint dan diisi sendiri, tetapi ini nanti harus dikirim balik ke Amerika. Ada biaya pendaftaran yang harus dibayar di muka, biasanya dengan kartu kredit. Jika memungkinkan, minta fee-waiver (digratiskan) untuk aplikasi anda, hal ini bisa terjadi jika kampus menilai anda sangat layak diterima menjadi mahasiswa di kampus tersebut. Jika tidak mungkin, bayar dan print kuitansi pembayaran anda. Usahakan koneksi internet anda tidak down selama mengurus pembayaran.

5) Persiapkan dokumen-dokumen pendukung lamaran anda. Yang wajib hukumnya biasanya kopi Ijazah dan Transkrip dalam bahasa Inggris yang sudah terlegalisir. Juga tulisan Essay (Personal Statement, Letter of Motivation, Statement of Purpose, atau apapun namanya) alasan anda bergabung dengan kampus tersebut maupun kelayakan anda memperoleh beasiswa. Bisa juga disertai dengan kopi paspor, KTP, CV, abstrak skripsi, atau kopi sertifikat dan penghargaan yang berhasil diraih selama kuliah. Dokumen bisa diterjemahkan ke Bahasa Inggris dengan bantuan penerjemah tersumpah atau jasa EducationUSA di AMINEF – Balai Pustaka, Jakarta.

6) Seringkali anda diminta menyebutkan 2 – 4 nama orang yang sanggup memberikan surat rekomendasi untuk aplikasi anda. Orang-orang seperti dosen, dosen pembimbing, kajur / dekan / rektor, maupun atasan adalah orang yang sangat pantas untuk memberikan rekomendasinya. Surat bisa mereka ketik sendiri dan tanda tangan, atau –jika mereka mengizinkan- anda ketik sendiri lalu mereka tanda tangan. Usahakan surat dicetak pada kertas berkop resmi universitas tempat anda kuliah / kantor tempat anda bekerja dan dimasukkan pada amplop resmi kampus / kantor anda. Tergantung pada kebijakan kampusnya, surat rekomendasi tersebut bisa dikirim scannya saja via e-mail sang pemberi rekomendasi, atau harus disertakan bersama-sama semua dokumen pendukung aplikasi anda.

Kirimkan semua dokumen anda lewat pos ekspres atau jasa kurir (terkadang kampus juga menerima kiriman dokumen via fax atau scan-nya via e-mail). Hal ini akan memakan waktu beberapa hari atau sekitar satu minggu-an. Jangan lupa untuk terus mengontak kampus untuk memastikan dokumen anda benar sampai ke kampusnya. Juga pastikan semua dokumen yang mereka minta sudah terkirim sekali jalan. Dokumen yang kurang lengkap bisa membuat pengurusan aplikasi anda tertunda sampai anda melengkapi dokumen yang masih kurang tersebut.

7) Bisa saja ada interview dari profesor yang telah anda kontak sebelumnya. Ini untuk mengecek keseriusan anda untuk belajar serta kelancaran anda dalam komunikasa bahasa Inggris. Interview biasanya dilakukan via telepon atau internet. Profesor akan mengontak anda beberapa hari sebelumnya untuk memberikan hari dan jam interview anda, persiapkan diri anda sebaik-baiknya. Usahakan diinterview di tempat yang koneksi telepon atau internetnya bagus dan bebas dari gangguan yang tidak perlu selama interview.

8) Untuk penerimaan mahasiswa Fisika pascasarjana pada Fall 2010, semua hal di atas harus sudah dilakukan sebelum 15 April 2010. Ini merupakan ketentuan bagi semua jurusan Fisika di Amerika, tetapi tidak benar-benar mutlak. Bisa saja lamaran diurus setelah 15 April, tetapi itu sangat tidak dianjurkan.

9) Mengapa harus 15 April? Karena kampus akan memberikan keputusan anda diterima, ditolak, atau sekedar cadangan sebelumnya! Biasanya pada Februari-Maret anda sudah tahu keterima dimana saja, dan mesti mengambil keputusan untuk menerima offer tersebut sebelum 15 April 2010. Setelah 15 April, mereka yang sekedar cadangan boleh harap-harap cemas ‘naik tingkat’ dan mendapat offer dari kampus yang mereka inginkan. Kampus bisa juga menerima anda tanpa beasiswa sama sekali, atau keputusan beasiswa baru datang belakangan. Harap berhati-hati sebelum menerima atau menolak Admissions offer.

10) Setelah anda memutuskan menerima offer dari kampus -dan saya asumsikan dengan beasiswa yang cukup- kampus akan mengirim form I-20 untuk mengurus visa student (F-1). Pada form ini, ada keterangan SEVIS yang harus diikuti dan dibayarkan sebesar $200. Bayar SEVIS ini segera di situs Department of Homeland Security, dan print kuitansi pembayarannya. Bisa juga menunggu kuitansi pembayaran SEVIS dikirimkan langsung ke alamat kita, tetapi ini memakan waktu.

Bagi yang masih bingung apa itu form I-20 dan SEVIS untuk kuliah di Amerika, silakan cek Google atau Wikipedia.

11) Silakan urus tanggal interview F-1 visa di website kedutaan Amerika, dan persiapkan pasfoto + semua dokumen yang mereka cantumkan. Sangat dianjurkan untuk menggunakan jasa konsultasi Visa dan penerjemahan dokumen di EducationUSA AMINEF – Balai Pustaka, Jakarta supaya bisa lebih siap sebelum tanggal interview. Juga ikuti program Pre-departure Orientation di AMINEF agar bisa lebih mempersiapkan diri sebelum interview visa maupun berangkat ke Amerika.

12) Datang tepat waktu (lebih pagi lebih baik) pada hari interview di kedutaan Amerika. Pakaian sebaiknya rapi dan sopan. Pastikan anda membawa paspor dan dokumen original lengkap, dan sudah mempersiapkan diri untuk menjawab pertanyaan interview dari petugas konsuler. Antrian akan relatif panjang, jadi persiapkan stamina anda.

Jika semua lancar, paspor bercap F-1 visa dapat diambil beberapa hari setelah interview sesuai dengan tanggal yang tercantum pada tiket pengambilan. Jika aplikasi visa anda ditolak, tanyakan keterangan alasan anda ditolak secara tertulis beserta dokumen pelengkap yang harus dibawa pada interview berikutnya. Juga segera kontak AMINEF untuk mempelajari mengapa visa anda ditolak dan konsultasi lebih jauh agar aplikasi F-1 visa berikutnya bisa berhasil.

Selamat Mencoba. Semoga Berhasil